Usabilidade
Usabilidade do SEI RS: Estrutura, Regras e Integrações
Configuração das Unidades e Perfis de Usuários
A estrutura organizacional do SEI RS é baseada em unidades administrativas cadastradas no sistema via SIP (Sistema de Permissões). Cada unidade deve refletir o organograma institucional e ser configurada com:
Sigla, definida de acordo com a hierarquia e subordinação do órgão/entidade, por exemplo "SPGG/GABIN/ASCOM" e nome completo da unidade.
O formato de numeração dos processos, segue o padrão estabelecido no PROA com variáveis específicas como o ano, código da unidade orçamentária da unidade, número fixo de identificação do processo SEI RS, número sequencial e dígito verificador.
Os usuários são vinculados às unidades e recebem perfis de acesso, como:
Básico: criação, tramitação de processos, edição e assinatura de documentos.
Colaborador: criação, tramitação de processos e documentos.
Administrador: configuração de itens do sistema (gestão centralizada)
Arquivamento, Ouvidoria, Inspeção, Informática: funções específicas.
Perfis podem ser personalizados conforme as necessidades do órgão, e cada usuário pode ter múltiplos perfis e unidades associadas. A equipe de implantação está homologando mais perfis para atender de forma eficaz a necessidade de cada unidade ou usuário.
Regras de Protocolo e Tramitação de Processos
O SEI RS adota uma estrutura de regras transversais e usabilidade setorial pelos protocolos:
Protocolos Setoriais: vinculados aos órgãos e entidades, com multiplicadores capacitados para gestão documental, atribuições previstas de integração entre o sistema PROA e o SEI RS, além de recebimento de processos externos de outras esferas. Reclassificação dos tipos de processos e documentos, além da conclusão e arquivamento são competências dos protocolos.
A tramitação de processos é feita de forma digital, com assinaturas eletrônicas, blocos de assinatura, e envio entre unidades. O sistema também permite a inclusão de documentos internos e externos, além de consultas públicas a processos (em breve).
Integração entre PROA e SEI RS
Durante o período de transição, o SEI RS será utilizado em paralelo ao PROA, conforme previsto no Decreto Estadual nº 57.989/2025 (nova normativa em redação).
Essa convivência temporária visa garantir a continuidade dos serviços, enquanto se promove a mudança de cultura organizacional e a adoção plena do processo eletrônico.
Criação de Tipos de Documentos, Processos e modelos
A criação de novos tipos de documentos e processos no SEI RS segue regras específicas:
Tipos de Documento: devem ser agrupados em categorias (internos, externos) e cadastrados com nome, descrição e formato de produção (editor interno ou externo).
Tipos de Processo: devem estar associados a assuntos do Código de Classificação de Documentos, com definição de temporalidade e nível de acesso. A nomenclatura deve ser padronizada para facilitar a gestão e evitar duplicidades.
Solicitação de Criação: deve ser feita por meio da ferramenta Minha TI, a partir da solicitação do Ponto Focal, contendo a justificativa, fluxograma, modelos de documentos e exemplos reais.
A análise e aprovação são realizadas pela equipe gestora do sistema, da Divisão de Processos Digitais da Subsecretaria de Governança e Estratégia de TIC e Digital, da SPGG.
Por que o SEI RS é mais fácil de usar?
O SEI foi desenvolvido para simplificar a vida do usuário. Com interface intuitiva, navegação clara e acesso de qualquer dispositivo, ele reduz etapas e elimina burocracia. Diferente do PROA, que exige maior curva de aprendizado e depende de suporte técnico, o SEI oferece padronização nacional, assinaturas eletrônicas e integração com outros órgãos.
Mais agilidade, menos complexidade. SEI é usabilidade e inovação.
O SEI oferece simplicidade, agilidade e interoperabilidade, enquanto o PROA apresenta maior complexidade e limitações para integração.