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Gestão documental

O Sistema Eletrônico de Informações do estado do Rio Grande do Sul (SEI RS), disponibilizado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) a partir da adesão ao Programa de Processo Eletrônico Nacional (PROPEN), é uma plataforma voltada à gestão documental e de processos administrativos eletrônicos.

Mais do que uma ferramenta de tramitação de documentos e processos digitais, o SEI RS é principalmente um sistema arquivístico, cuja estrutura e operação devem obedecer às normativas federais e estaduais que regem a produção, padronização, classificação, temporalidade, acesso e destinação dos documentos públicos.

O SEI RS tem como objetivo principal modernizar a administração pública, promovendo eficiência processual, transparência, sustentabilidade e redução de custos operacionais. Sua implantação representa uma transformação digital na forma como os órgãos públicos gerenciam informações e documentos, sendo um instrumento de gestão documental normatizado e não apenas uma ferramenta de protocolo ou comunicação interna.

Características e Funcionalidades

Interface intuitiva e padronização: O SEI RS oferece uma navegação amigável e padroniza as espécies e tipos documentais, facilitando o uso por servidores, funcionários e gestores públicos de forma transversal, acessível a todos, a partir dos mesmos modelos previamente padronizados.

Gestão do ciclo de vida documental: Permite o controle desde a produção até a destinação final dos documentos, com base em tabelas de temporalidade e classificação arquivística. Além disso, a produção do documento por meio do sistema, permite maior eficiência na recuperação da informação e controle racional da produção de documentos em um ambiente de gestão.

Parametrização por tipo de processo e documento: Cada processo é vinculado a uma área temática (função) e assunto específico, respeitando as diretrizes e normativas do Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ/RS), como o Decreto 52.808/2015 que trata do estabelecimento em forma de Sistema a gestão documental para o Poder Executivo do RS, como também a Instrução Normativa nº 14/2025 que publica o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.

Níveis de acesso e publicidade: A regra geral é a publicidade dos documentos e transparência ativa do Governo do RS, sendo o sigilo e a restrição exceções justificadas por hipóteses legais e pela Lei Geral de Proteção de Dados.

Informações ao Usuário

O usuário do SEI RS deve estar ciente de que:

O sistema é regido por legislação arquivística, e sua operação deve respeitar os princípios da gestão documental pública.

O acesso aos documentos é público por padrão, com exceções previstas em lei.

A estrutura organizacional do SEI RS contempla unidades de protocolo e arquivo, com atuação direta de profissionais da área de Arquivologia.

O SEI RS é um instrumento de cidadania, permitindo ao cidadão acompanhar processos e acessar informações públicas de forma transparente e segura (em breve).

Gestão Documental no SEI RS

Os processos administrativos e documentos parametrizados no SEI RS respeitam as normativas, códigos e padrões estabelecidos nos instrumentos de gestão documental do Estado.

Entretanto, é possível que o servidor, funcionário ou gestor público necessite novos processos e documentos a partir de novas atividades de sua competência. Assim, é necessário que a demanda seja direcionada ao ponto focal ou protocolo/arquivo de seu órgão ou entidade pública, a solicitação de análise da criação de novo processo e documento a partir do fluxo abaixo.

Lembre-se: a solicitação deve ser feita pela plataforma Minha TI, a qual o seu Ponto Focal tem acesso.